客戶資料零散不集中
客戶資料，尤其是潛在客戶資料，可能來源於展覽會、網路推廣等等多種管道，通常情況，所獲得的潛在客戶資料由每個業務人員自行保管，保存方式和資料格式不統一，客戶資料沒有集中歸類查詢統計，主管難於及時獲得客戶資源的最新資訊，客戶資料容易遺失。。
客戶資料保密性不夠
客戶資料是每個企業的重要商業資源，一張磁片或一個電子郵件帶走了公司全部客戶資料的事情也是有發生過的，客戶資料的外泄、遺失等都將對企業造成巨大的損失。
客戶跟進持續性不夠
您積累的各色客戶也許只在展會見過一面，可能很久都沒發生過聯繫，業務開拓需要主動與持續，但忙碌的業務員又很難記住哪些客戶什麼時候跟進過，什麼時候需要再跟進，資料庫中的客戶又多，每個客戶發一次郵件可能需要幾天時間，週期和重複性的向客戶發送郵件，又可能被當作垃圾郵件拒發後拒收，怎麼樣才能自動化的持續、高效、並且有效的進行客戶跟進呢？
大量郵件管理有點亂
外貿業務大多數都是通過電子郵件進行往來聯繫，郵件數量可能上千過萬，並且郵件大部分分散在各業務員的電腦上，沒有集中自動歸類備份，往來郵件記錄查詢不方便，發生意外丟失後不可恢復，郵件伺服器的存儲空間有限，不能滿足對對長時間積累的歷史郵件的保存需要，OUTLOOK及FOXMAIL的郵件存儲量超過一定限度速度變慢，容易發生郵件意外丟失 。
郵箱帳戶各自為政
您的郵箱使用可能為以下幾種情況，一是各業務員使用自行申請的郵箱，二是您給每個業務員分配了一個郵箱，三是公司對外只有一個郵箱，客戶發來的郵件都發送到這個總郵箱裏。三種情況，如何進行有效管理呢？
老闆看不懂英文郵件
也許作為企業主的您不懂得英文，而與客戶的往來郵件又全部是英文內容，最瞭解產品的您確不能清楚地知道客戶對產品的詳細要求和業務跟進情況，您還在要求業務員把每個郵件都列印並翻譯的做法麼？列印資料的保存及查詢的不方便是不是令您很頭痛呢？
業務監管與輔導不到位
業務人員每天在忙什麼？業務進度怎樣了？業務員的工作是否需要輔導與監督？客戶的郵件及時回復了沒有？剛走上業務崗位的新人，郵件發出前如何方便地進行審核？大量的廣告投入獲得的業務機會充分利用了麼？主管怎樣才能輕鬆掌握每個業務人員的業務情況並實現控制呢？
業務過程查詢不方便
業務員每天要面對多個不同的客戶，每個客戶的業務過程可能很長，長時間沒有聯繫的客戶突然又再與我們聯繫，對以前往來的歷史記錄的查詢就很有必要，送過什麼樣？報過什麼價？這些都是非常重要的業務資料。
惡意刪除與修改
經過前期的業務跟進後，準備下單的客戶資料和與該客戶的歷史記錄資料如果別發生惡意的修改或刪除，後果是可想而知的。
人事變動時
人事變動是發生在每個企業的很正常的現象，但如果人事變動產生客戶資料遺失、歷史記錄遺失、惡意離職等情況，業務跟進則難於繼續進行，產生業務斷層。
內部溝通不暢
生意好了，業務量大了，人多了，協調工作的要求大了，各崗位之間難免出現溝通不暢的問題，以至於互相推委責任，如何做到順暢、高效溝通，責任到人呢？
忙中有錯
業務員每天要開拓新客戶、服務老客戶、協調跟單等等，是整個外貿環節工作壓力最大的一個崗位，忘了回復客戶、下錯單、報錯價、送錯樣、發錯貨等都不是不可能的，怎樣幫助業務人員把工作變得井井有條，氣定神閑之間為公司賺錢呢？
客戶資料，尤其是潛在客戶資料，可能來源於展覽會、網路推廣等等多種管道，通常情況，所獲得的潛在客戶資料由每個業務人員自行保管，保存方式和資料格式不統一，客戶資料沒有集中歸類查詢統計，主管難於及時獲得客戶資源的最新資訊，客戶資料容易遺失。。
客戶資料保密性不夠
客戶資料是每個企業的重要商業資源，一張磁片或一個電子郵件帶走了公司全部客戶資料的事情也是有發生過的，客戶資料的外泄、遺失等都將對企業造成巨大的損失。
客戶跟進持續性不夠
您積累的各色客戶也許只在展會見過一面，可能很久都沒發生過聯繫，業務開拓需要主動與持續，但忙碌的業務員又很難記住哪些客戶什麼時候跟進過，什麼時候需要再跟進，資料庫中的客戶又多，每個客戶發一次郵件可能需要幾天時間，週期和重複性的向客戶發送郵件，又可能被當作垃圾郵件拒發後拒收，怎麼樣才能自動化的持續、高效、並且有效的進行客戶跟進呢？
大量郵件管理有點亂
外貿業務大多數都是通過電子郵件進行往來聯繫，郵件數量可能上千過萬，並且郵件大部分分散在各業務員的電腦上，沒有集中自動歸類備份，往來郵件記錄查詢不方便，發生意外丟失後不可恢復，郵件伺服器的存儲空間有限，不能滿足對對長時間積累的歷史郵件的保存需要，OUTLOOK及FOXMAIL的郵件存儲量超過一定限度速度變慢，容易發生郵件意外丟失 。
郵箱帳戶各自為政
您的郵箱使用可能為以下幾種情況，一是各業務員使用自行申請的郵箱，二是您給每個業務員分配了一個郵箱，三是公司對外只有一個郵箱，客戶發來的郵件都發送到這個總郵箱裏。三種情況，如何進行有效管理呢？
老闆看不懂英文郵件
也許作為企業主的您不懂得英文，而與客戶的往來郵件又全部是英文內容，最瞭解產品的您確不能清楚地知道客戶對產品的詳細要求和業務跟進情況，您還在要求業務員把每個郵件都列印並翻譯的做法麼？列印資料的保存及查詢的不方便是不是令您很頭痛呢？
業務監管與輔導不到位
業務人員每天在忙什麼？業務進度怎樣了？業務員的工作是否需要輔導與監督？客戶的郵件及時回復了沒有？剛走上業務崗位的新人，郵件發出前如何方便地進行審核？大量的廣告投入獲得的業務機會充分利用了麼？主管怎樣才能輕鬆掌握每個業務人員的業務情況並實現控制呢？
業務過程查詢不方便
業務員每天要面對多個不同的客戶，每個客戶的業務過程可能很長，長時間沒有聯繫的客戶突然又再與我們聯繫，對以前往來的歷史記錄的查詢就很有必要，送過什麼樣？報過什麼價？這些都是非常重要的業務資料。
惡意刪除與修改
經過前期的業務跟進後，準備下單的客戶資料和與該客戶的歷史記錄資料如果別發生惡意的修改或刪除，後果是可想而知的。
人事變動時
人事變動是發生在每個企業的很正常的現象，但如果人事變動產生客戶資料遺失、歷史記錄遺失、惡意離職等情況，業務跟進則難於繼續進行，產生業務斷層。
內部溝通不暢
生意好了，業務量大了，人多了，協調工作的要求大了，各崗位之間難免出現溝通不暢的問題，以至於互相推委責任，如何做到順暢、高效溝通，責任到人呢？
忙中有錯
業務員每天要開拓新客戶、服務老客戶、協調跟單等等，是整個外貿環節工作壓力最大的一個崗位，忘了回復客戶、下錯單、報錯價、送錯樣、發錯貨等都不是不可能的，怎樣幫助業務人員把工作變得井井有條，氣定神閑之間為公司賺錢呢？
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